Sistema de gestão para lojas de móveis: o que precisa ter

Toda loja de móveis que cresce chega ao mesmo ponto. O ERP genérico que servia para emitir nota e controlar o caixa para antes do que a loja precisa: ele não sabe o que é uma entrega com montagem, não entende que o mesmo sofá existe em quarenta tecidos e não tem onde registrar a comissão do arquiteto. A loja tapa os buracos com planilha, grupo de WhatsApp e a memória do vendedor.

A saída óbvia parece ser um sistema feito para o setor. Só que os sistemas verticais tradicionais resolvem esse problema criando outro: contratos anuais, preço por usuário, horas de consultoria para parametrização e preço sob consulta. Quando a loja quer sair, descobre que os dados não saem junto.

Este artigo lista o que um sistema de gestão para lojas de móveis precisa ter para não parar antes da hora e para não prender a loja.

As seis coisas que só uma loja de móveis precisa

Um sistema de varejo genérico trata qualquer venda como um evento único: vendeu, baixou o estoque, emitiu a nota. Uma loja de móveis não funciona assim, e estas seis rotinas mostram a diferença.

Entrega agendada com montagem. Móvel é volumoso, chega dias depois da venda e muitas vezes precisa ser montado na casa do cliente. O sistema precisa agendar a entrega com janela combinada, montar as rotas por região e ocupação do veículo, registrar o comprovante de entrega e agendar a montagem junto com a entrega, no mesmo pedido. A assistência técnica depois da montagem fica nesse mesmo histórico.

Crediário via parceiro. Uma parte relevante das vendas de móveis é parcelada no carnê. Mas o STJ limita a 12% ao ano os juros do crediário próprio do lojista; acima disso só uma instituição financeira. E análise automatizada de crédito é tratamento de alto risco pela LGPD. O sistema precisa registrar a venda no crediário dentro da loja e deixar a concessão e a análise de crédito com um parceiro financeiro licenciado. O guia de crediário para loja de móveis explica o que fica com cada um.

Pedido de fábrica e sob encomenda. Boa parte do que a loja vende não está no depósito: é um sofá no tecido que o cliente escolheu, uma mesa na medida da sala. A linha do pedido de venda precisa gerar o pedido de fábrica ou de compra, com o prazo do fornecedor, e a entrega precisa ficar marcada para o futuro sem sumir do controle. Sem isso, o vendedor promete prazo de cabeça e o financeiro perde de vista o que já foi pago e ainda não chegou.

Comissão de vendedor e RT de arquiteto. Vendedor de móveis ganha comissão por venda ou por margem, e arquitetos e designers que indicam clientes recebem RT (reserva técnica). O sistema precisa registrar o vendedor e o parceiro no pedido, aplicar a regra de cada um e fechar o mês sem planilha paralela. Veja como funciona a comissão de vendedor e a RT de arquiteto em detalhe.

Tabela de preço de fornecedor por tecido. O preço de um estofado muda com a faixa de tecido, e a fábrica manda uma tabela nova a cada reajuste, em PDF ou planilha. O sistema precisa guardar a tabela do fornecedor por faixa, recalcular o preço de venda quando a tabela muda e importar a tabela nova sem digitar item por item.

Estoque multi-loja com transferência. A partir da segunda loja, cada filial tem o seu CNPJ, o seu depósito e o seu mostruário. O sistema precisa mostrar o estoque de cada loja separado do mostruário, transferir peças entre lojas com a nota certa, reservar o que já foi vendido e contar o estoque em ciclos, sem parar a loja. Nos ERPs genéricos o custo aparece aqui: o Bling limita o número de CNPJs por plano (3, 5 ou 7, conforme o plano) e faz upgrade automático pela média de uso de três meses, e a Omie cobra por CNPJ, por faixa de faturamento.

Fiscal e financeiro no mesmo sistema

O erro mais caro que uma loja comete ao trocar de sistema é deixar o fiscal em um lugar e a operação em outro. Cada nota emitida fora do sistema de vendas é uma digitação a mais e uma chance de divergência.

O sistema precisa emitir NF-e e NFC-e com contingência, com DANFE, cancelamento e carta de correção. Precisa emitir NF-e de entrada quando o fornecedor entrega e NFS-e quando a loja cobra a montagem como serviço. O motor de impostos precisa estar pronto para o IBS e a CBS, que convivem com o ICMS e o PIS/Cofins até 2033, com tabelas de alíquota por data de vigência. Confirme com o seu contador o calendário que se aplica ao regime da sua loja.

No financeiro, o contas a receber precisa gerar boleto e PIX e receber cartão, o contas a pagar precisa enxergar os pedidos de fábrica em aberto e a conciliação bancária e de adquirente precisa bater com o caixa da loja. No fim do mês, o sistema gera o SPED (EFD ICMS/IPI, Contribuições e ECD), fecha o período e monta o pacote do contador com os XMLs, o SPED e o relatório de fechamento.

O que o contrato precisa dizer

Funcionalidade se testa em duas semanas. Contrato se descobre em dois anos. Cinco pontos precisam estar escritos antes de assinar.

A cláusula de exportação é a que mais gente ignora e a que mais pesa depois: sem ela, qualquer troca futura vira redigitação. O guia sobre contrato sem fidelidade e exportação de dados mostra o que conferir linha por linha.

ERP genérico, sistema vertical ou o que exigir

A tabela abaixo compara os dois caminhos que a loja costuma encontrar com o que ela deveria exigir. Sobre os ERPs genéricos (Bling, Tiny, Omie), nas páginas públicas não há entrega com montagem, grade de tecido e acabamento, RT de arquiteto nem crediário. Sobre os sistemas verticais tradicionais, o que está público é o modelo de contrato.

Muitos sistemas verticais cobrem bem a operação de móveis; o problema deles está no contrato.

Como fica na Tuvo

A Tuvo é o sistema de gestão para lojas de móveis e cobre as seis rotinas acima junto com o fiscal e o financeiro: grade de tecido, cor, medida e acabamento com tabela de fornecedor por faixa, importada de planilha, PDF ou foto; entrega com janela, rota e montagem no mesmo pedido; pedido de fábrica gerado da linha do pedido de venda; comissão de vendedor e RT de arquiteto com fechamento mensal; crediário registrado na loja com crédito concedido por parceiro licenciado; estoque multi-loja e multi-CNPJ com transferência; NF-e, NFC-e, boleto, PIX, SPED e pacote do contador. O plano é mensal, sem fidelidade, com usuários e notas ilimitados e exportação completa de todas as tabelas a qualquer momento.

Você pode testar o sistema de gestão para lojas de móveis com os dados da sua loja em um teste grátis por 14 dias, sem cartão e sem fidelidade. Os planos são por capacidade, sem preço por usuário: pergunte os valores no WhatsApp.