Venda sob encomenda na loja de móveis: pedido de fábrica e entrega futura

O cliente escolheu o sofá no mostruário, mas quer o tecido verde que a loja não tem em estoque. O vendedor fecha a venda, anota no caderno, manda uma mensagem para o comprador no WhatsApp e promete uma data. Daí em diante, a venda vive em três lugares: o caderno do vendedor, a conversa com a fábrica e a memória de quem fez a promessa.

Semanas depois o cliente liga. Ninguém sabe se o pedido saiu, se a fábrica confirmou, se o tecido era esse mesmo. A entrega atrasa, o cliente descobre sozinho e a loja perde a indicação que viria dele.

Venda sob encomenda é rotina em loja de estofados e móveis soltos. O que falha não é a venda. É o que acontece entre a venda e a entrega, porque essa parte não tem dono nem registro.

O fluxo completo, do pedido de venda à entrega

Uma venda sob encomenda bem organizada passa por seis etapas, e cada uma deixa um rastro no sistema.

Começa pelo pedido de venda. O vendedor escolhe o produto na grade (tecido, cor, medida, acabamento) e a linha fica marcada como sob encomenda, porque aquela variação não existe no estoque da loja.

A partir dessa linha, o sistema gera o pedido de fábrica ou o pedido de compra. Não é uma segunda digitação: é a mesma linha, com o mesmo código de tecido, o mesmo fornecedor e a mesma quantidade, agora na fila do comprador.

O pedido de compra recebe o prazo do fornecedor e uma data prevista. Quando o fornecedor confirma, a data fica registrada. Se ele muda a data, o sistema registra a nova e avisa o vendedor.

Quando a peça chega ao depósito, entra com a nota de entrada, é conferida contra o pedido de compra e fica reservada para aquele pedido de venda. Ninguém vende essa peça para outro cliente.

Por fim, a entrega futura é agendada com janela, rota e montagem, e o comprovante de entrega fecha o ciclo.

O que é o prazo do fornecedor

Prazo do fornecedor é o tempo entre a colocação do pedido e a chegada da peça na loja, somando produção e transporte. Ele varia por fornecedor e, muitas vezes, por faixa de tecido ou por acabamento: um tecido de linha sai rápido, um tecido especial pode esperar a próxima compra de matéria-prima da fábrica.

O vendedor precisa ver esse prazo no momento do orçamento, não depois. A data prometida ao cliente nasce ali. Se o vendedor promete uma data pensando no prazo do sofá de linha, e o tecido escolhido tem prazo maior, o atraso já está contratado antes de o pedido sair da loja.

Com o prazo do fornecedor cadastrado por produto e por faixa, o sistema mostra a data mais cedo realista, com folga para conferência e agendamento. O vendedor promete a partir dela. Se o cliente precisa antes, a conversa acontece na venda, e não semanas depois por telefone.

Como o cliente paga uma venda sob encomenda

Uma venda sob encomenda quase nunca é paga de uma vez. O padrão do setor é um sinal na venda, parcelas ao longo do prazo e a última parcela na entrega. Cada momento tem uma função.

O ponto importante é que os recebíveis seguem a entrega. Se a data de entrega muda, a última parcela muda junto. Quando o financeiro não sabe disso, a previsão de caixa fica otimista e o mês fecha diferente do planejado. O sinal, por sua vez, costuma cobrir o que a loja adianta ao fornecedor, porque a fábrica muitas vezes só produz com pagamento ou entrada. Esse descasamento entre pagar a fábrica e receber do cliente é um dos temas da gestão financeira para loja de móveis.

O que dá errado quando isso vive no WhatsApp

Os problemas de uma venda sob encomenda aparecem no meio do caminho, e sempre pelo mesmo motivo: a informação ficou com uma pessoa.

• Pedido de fábrica colocado tarde. O vendedor vendeu na sexta, o comprador viu a mensagem na quarta. O prazo do fornecedor começou a contar dias depois do que o cliente imagina, e ninguém sabe ainda.
• Tecido errado. O código foi copiado do caderno para a mensagem, e um dígito trocou. A peça chega, o cliente recusa, e a loja fica com um sofá que ninguém pediu.
• Atraso sem aviso. A fábrica avisou o comprador que a data mudou. O comprador não avisou o vendedor, o vendedor não avisou o cliente. O cliente descobre no dia da entrega.
• Peça sem dono no depósito. O sofá chegou, entrou como estoque comum e foi vendido para outro cliente no sábado. O cliente original espera de novo.

Cada um desses erros é evitado pelo mesmo mecanismo: a linha do pedido de venda ligada ao pedido de compra, ao recebimento e à entrega. A reserva no recebimento é o que separa uma peça encomendada do estoque disponível, como explicamos em controle de estoque para loja de móveis.

Etapa por etapa: quem faz e o que fica registrado

Quando cada etapa tem um responsável e um registro, a pergunta do cliente ("e o meu sofá?") tem resposta em segundos, por qualquer pessoa da loja.

A entrega futura como parte da venda

A entrega de uma venda sob encomenda tem uma data que depende do fornecedor, uma janela combinada semanas antes, e quase sempre inclui montagem. Se a logística só descobre a entrega quando a peça chega, ela entra na rota que sobrou e o cliente aceita o que der.

O certo é o agendamento nascer junto com a data confirmada pela fábrica. A logística enxerga as entregas futuras por região e por semana, monta as rotas com antecedência e encaixa a montagem no mesmo dia. Janelas, rotas e comprovante estão em logística de entrega para loja de móveis.

Como fica na Tuvo

Na Tuvo, a linha do pedido de venda marcada como sob encomenda gera o pedido de fábrica ou de compra, com o prazo do fornecedor visível para o vendedor já no orçamento. O recebimento entra com nota de entrada e reserva a peça para o pedido, a entrega futura é agendada com janela e montagem, e a última parcela do contas a receber fica ligada à entrega concluída. Você pode testar com uma venda real da sua loja no sistema de gestão para lojas de móveis da Tuvo: teste grátis por 14 dias, sem cartão e sem fidelidade. Para saber os planos e valores, chame no WhatsApp.