Contrato de sistema para loja de móveis: fidelidade, exportação e preço por usuário

A loja decide sair do sistema. Avisa o fornecedor. E aí vem a surpresa, em duas partes. A primeira: o contrato é anual, com renovação automática, e faltam sete meses; a multa é o valor dessas sete mensalidades. A segunda é pior: a lista de clientes, o histórico de pedidos e o cadastro de produtos não saem. "O sistema não tem exportação", ou tem, mas só em relatório em PDF, ou só com um serviço pago de extração.

Nada disso foi escondido. Estava no contrato que ninguém leu na hora de assinar, porque na hora de assinar a preocupação era outra: fazer o sistema funcionar. Este artigo lista as cláusulas para ler antes, uma por uma, com o que pedir e o sinal de alerta em cada uma.

Fidelidade e multa de cancelamento

Nos sistemas verticais tradicionais do setor de móveis, a regra é: contratos anuais, preço por usuário, horas de consultoria para parametrização, preço sob consulta. O contrato anual costuma vir com renovação automática e multa proporcional aos meses que faltam.

O que pedir: plano mensal, cancelamento a qualquer momento, sem multa. Se houver plano anual, que seja opcional e com desconto, não obrigatório. Peça por escrito o prazo de aviso para cancelar e se a renovação é automática.

Sinal de alerta: contrato mínimo de doze meses, renovação automática por mais doze e multa sobre o saldo.

Exportação dos dados

É a cláusula mais importante e a menos lida. Os dados da loja são da loja: produtos com grade, clientes, fornecedores, pedidos, títulos, notas, estoque, comissões. O contrato precisa dizer, por escrito, que a loja pode exportar todas as tabelas, em formato aberto (CSV, JSON, o XML das notas), a qualquer momento durante o contrato e por um período depois do cancelamento.

Três armadilhas comuns: exportação só de "relatórios" (PDF ou Excel formatado, não as tabelas); exportação só de algumas tabelas (produtos sim, histórico de pedidos não); exportação como serviço pago, cobrado por hora, na hora de sair.

O que pedir: teste durante o período de avaliação. Exporte tudo, abra os arquivos, confira se o histórico de pedidos e as variações de produto vieram. Se não dá para exportar no teste, não vai dar no cancelamento. Se você já está nessa situação e precisa sair, o passo a passo de como migrar a loja de móveis de sistema mostra o que tirar primeiro.

Preço por usuário ou por capacidade

Preço por usuário parece justo até a loja contar quantas pessoas precisam entrar no sistema: cada vendedor, o caixa, quem faz a entrega, o financeiro, o dono, o contador. Uma loja com oito vendedores paga mais que uma loja com o mesmo faturamento e dois vendedores. E o efeito prático é conhecido: a loja compra menos licenças do que precisa e os vendedores dividem login. Aí a comissão não fecha, o desconto não tem dono e o histórico não diz quem vendeu.

Preço por capacidade cobra pelo tamanho da operação (lojas, SKUs, armazenamento), não por quem entra. Todo vendedor tem login próprio, e a comissão sai certa.

Nos ERPs horizontais o modelo é outro, mas com o mesmo efeito de teto: o Bling limita o número de CNPJs por plano (3, 5 ou 7, conforme o plano) e faz upgrade automático pela média de uso de três meses; a Omie cobra por CNPJ, por faixa de faturamento. Como isso pesa numa loja de móveis está em Bling, Tiny ou Omie para loja de móveis.

Horas de consultoria e parametrização paga

"Parametrização" é o nome que os sistemas verticais tradicionais dão ao trabalho de configurar o sistema para a loja: cadastrar a grade de tecidos, montar as regras de comissão, configurar as alíquotas. É cobrado por hora, e o orçamento inicial raramente é o final.

O que pedir: valor fechado de implantação, por escrito, com o que está incluído. Ou melhor: um sistema que a loja configura sozinha, com importador de planilha e regras prontas para o setor. Sinal de alerta: "horas de consultoria" como item aberto na proposta, sem teto.

Reajuste

Contrato de software tem reajuste anual. A norma é o índice (o IPCA é o mais comum) escrito no contrato, aplicado uma vez por ano, na data de aniversário. O sinal de alerta é reajuste "a critério da contratada", ou sem índice definido, ou aplicado no meio do ano sem aviso.

Upgrade automático

Alguns sistemas mudam a loja de plano sozinhos quando o uso passa de um limite. O caso documentado é o do Bling, que faz upgrade automático pela média de uso de três meses. Na prática, a mensalidade sobe sem que ninguém tenha assinado nada.

O que pedir: ao passar de um limite, a loja é avisada, continua operando e escolhe se muda de plano. Sinal de alerta: cláusula que autoriza mudança de plano por uso, sem aceite da loja.

Suporte humano e horário

Loja de móveis vende no sábado. Se o sistema cai no sábado à tarde e o suporte atende de segunda a sexta em horário comercial, a loja fica um dia sem emitir nota. O contrato (ou o SLA anexo) precisa dizer o horário de atendimento, o canal (chat, telefone, e-mail) e o tempo de resposta. Sinal de alerta: suporte só por ticket, sem horário definido, ou suporte humano só nos planos superiores.

As sete cláusulas em uma tabela, para levar à conversa com o fornecedor:

Antes de assinar

Na Tuvo o contrato segue duas promessas. Sem fidelidade: plano mensal, cancele quando quiser, com desconto opcional no anual. Seus dados são seus: exportação completa de todas as tabelas, em formatos abertos, a qualquer momento, inclusive por um período depois do cancelamento. Os planos são por capacidade (lojas, SKUs e armazenamento de imagens), com usuários ilimitados e NF-e e NFC-e ilimitadas, e sem upgrade automático: ao passar de um limite a loja é avisada, continua operando e escolhe. Para saber os planos e valores, chame no WhatsApp. Comece pelo software para loja de móveis com teste grátis por 14 dias, sem cartão e sem fidelidade, e faça a exportação completa ainda durante o teste.