Trocar de sistema no meio do ano: quem gera o SPED e como fazer o paralelo

A loja decide trocar de sistema em maio. Liga para o contador e ouve: agora não, espera janeiro. O motivo é real. A troca no meio do ano divide os registros fiscais do exercício entre dois sistemas: metade das notas em um, metade no outro, e o contador é quem vai ter que juntar tudo quando o Fisco pedir.

Só que esperar janeiro custa mais sete meses de um sistema que não serve. E a virada do ano é a pior época para trocar: dezembro é venda forte, janeiro é fechamento anual. Este artigo mostra o que o contador precisa, as três opções para a troca, e como fazer o paralelo para trocar no meio do ano sem deixar buraco no fiscal.

O que o contador precisa, todo mês e no fim do ano

De forma genérica, o escritório de contabilidade precisa receber, de cada CNPJ da loja:

Quais dessas obrigações valem para a sua loja depende do regime (Simples Nacional ou Lucro Presumido) e do estado. Confirme com o seu contador quais entregas ele precisa e em que formato.

O ponto que importa para a troca: cada uma dessas entregas é gerada a partir das notas e dos lançamentos que estão dentro de um sistema. Se metade de junho está no sistema antigo e metade no novo, a EFD de junho não sai inteira de nenhum dos dois. É isso que o contador quer evitar quando diz "agora não".

As três opções

Para a maioria das lojas, a segunda opção é a mais segura: o sistema antigo fecha até a data de corte, com o SPED dos meses em que ele operou, e o novo começa em um mês inteiro. A terceira funciona quando o sistema antigo exporta os XMLs e o razão completos, e o contador aceita conferir a importação.

Em qualquer das duas, a data de corte é sempre o primeiro dia de um mês. Nunca o dia quinze.

O paralelo: o que roda onde

O paralelo é o período em que os dois sistemas ficam ligados. Serve para a loja aprender o novo com dados reais e para o fiscal não parar. A divisão é clara:

No paralelo, a nota continua saindo do antigo até a data de corte. O novo sistema roda orçamento, pedido, estoque e entrega, e o vendedor aprende sem risco. Antes do corte, o novo sistema emite NF-e em ambiente de homologação, com o certificado digital da loja, para provar que série, numeração, alíquotas e CFOP estão certos. A nota de homologação não tem valor fiscal, mas mostra se a Sefaz autoriza.

Como configurar série, contingência e a nota de entrada no sistema novo está em nota fiscal para loja de móveis.

O dia do corte

Feito isso, o sistema antigo só serve para consulta até o contador terminar o último fechamento. Depois é desligado.

O passo a passo completo da migração, do de-para ao relatório de reconciliação, está em como migrar a loja de móveis de sistema.

O contador depois do corte

A partir do corte, o contador recebe tudo do sistema novo. O que ele precisa por mês é o mesmo de antes: XMLs de saída e de entrada, EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições, e no fim do ano a ECD. A diferença é que vem em um pacote fechado por período, em vez de e-mail com anexo.

Esse é o pacote do contador: XMLs, SPED e relatório de fechamento de cada mês, que o escritório baixa sozinho, sem pedir para a loja. Em lojas com mais de um CNPJ, um pacote por CNPJ. Se o escritório quiser ver o pacote antes da troca, chame no WhatsApp e a gente mostra.

No ano da troca, o contador recebe dois conjuntos: os meses até o corte vieram do antigo, os meses depois vêm do novo. A ECD do ano é montada com os dois. Combine com o seu contador como ele quer receber o razão do período antigo, e guarde a exportação completa do sistema antigo até a ECD ser entregue.

Por que a exportação importa de novo

A troca de sistema que você está fazendo agora vai acontecer de novo um dia. Talvez em cinco anos, talvez em dez. A pergunta é se o próximo sistema vai deixar você sair com tudo, inclusive as notas e o razão do ano em curso, no mesmo formato que o contador usa.

Isso é cláusula de contrato, não promessa de vendedor. O que exigir sobre exportação de dados, durante e depois do contrato, está em contrato de sistema sem fidelidade e exportação de dados.

Como fica na Tuvo

Na Tuvo o período em paralelo é alinhado ao fechamento fiscal: o sistema antigo emite nota até a data de corte, o novo roda orçamento, pedido e estoque com os dados migrados, emite a NF-e em homologação antes do corte e, a partir do primeiro dia do mês seguinte, gera o SPED (EFD ICMS/IPI, Contribuições e ECD) e o pacote do contador de cada período. Comece pelo sistema de gestão para lojas de móveis com teste grátis por 14 dias, sem cartão e sem fidelidade. O roteiro da migração está na página de saída do sistema antigo.