Catálogo digital de móveis: como montar e manter atualizado

Todo mundo concorda que o catálogo é o coração da loja de móveis, mas poucas lojas tratam ele assim. Na prática, o catálogo é o que o vendedor consulta para dar preço, o que sai na nota, o que o estoque conta e o que a entrega carrega. Quando ele desatualiza, cada ponto falha em silêncio: orçamento com o preço da tabela antiga, nota com a descrição errada, depósito procurando uma cor que o fornecedor já descontinuou.

Este guia trata o catálogo como a base da operação, não como um detalhe de cadastro: por que ele desatualiza, como estruturar um cadastro que aguenta a grade do móvel, como manter a tabela do fornecedor em dia e como o mesmo cadastro serve à venda, à nota, ao estoque e à entrega.

Por que o catálogo desatualiza tão rápido

O catálogo da loja de móveis não é uma lista fixa. Ele é alimentado por três fontes que mudam o tempo todo, raramente de forma coordenada.

Primeiro, o fornecedor muda preço, descontinua um tecido ou lança uma combinação nova de cor e acabamento, muitas vezes sem aviso claro. Segundo, o mesmo produto precisa aparecer certo em mais de um lugar dentro da loja: no orçamento do vendedor, no PDV, na nota, na contagem do depósito. Cada cadastro separado multiplica o trabalho de manter tudo igual. Terceiro, o catálogo de móveis é combinatório: um sofá com três opções de tecido, quatro cores e duas medidas já são 24 combinações, e cada uma é, para efeito de preço e estoque, um produto diferente.

Quando essas três fontes encontram um processo manual, o desalinhamento é questão de dias. Alguém atualiza o preço na planilha do vendedor, mas esquece o sistema. Alguém cadastra uma variação nova no caixa, mas ela nunca chega ao controle de estoque. Não é falta de cuidado da equipe: manter um catálogo combinatório na mão, em vários lugares, é um trabalho que cresce mais rápido do que qualquer time acompanha.

A estrutura de um bom cadastro

Um cadastro de móvel malfeito trava qualquer manutenção depois, porque cada correção vira uma caçada de campo em campo. Quatro elementos formam a base:

• Variações tratadas como grade, não como produtos soltos. Tecido, cor, medida e acabamento vivem dentro de um produto pai, com preço e estoque próprios por combinação. Cadastrar cada variação como item independente é o erro mais comum e o mais caro de corrigir.
• Medidas completas e padronizadas. Largura, altura, profundidade e, quando faz diferença, medida de porta ou vão de passagem. O cliente que não confirma se a peça passa no elevador vira uma devolução cara.
• Fotos por variação. Cada combinação de cor e tecido precisa da própria foto, não de uma imagem genérica com a legenda "cor pode variar".
• Ambientação, não só o produto isolado. Fotos do móvel dentro de um ambiente montado ajudam o cliente a entender escala e estilo, e reduzem a dúvida que travaria a decisão.

Somam-se os campos que a loja precisa e o fornecedor não manda: NCM e origem para a nota, código do fornecedor para o pedido de compra, volumes e peso para a carga.

O que muda mais: a tabela do fornecedor por faixa de tecido

De tudo o que compõe o cadastro, o campo que muda com mais frequência não é a foto nem a medida. É o preço, e no estofado ele chega de um jeito próprio: o fornecedor não manda um preço por sofá, manda uma tabela por faixa de tecido. O mesmo modelo custa um valor na faixa A, outro na faixa B, outro na faixa C, e cada tecido do mostruário pertence a uma faixa.

Quando a tabela chega nova, o trabalho manual é recalcular o preço de venda de cada combinação, modelo por modelo, faixa por faixa, aplicando a margem da loja. Em uma planilha isso leva dias, e nesse período o vendedor orça com a tabela antiga sem saber.

A saída é guardar a tabela do fornecedor como ela é, por faixa, e deixar o preço de venda ser calculado a partir dela. A loja define a regra uma vez (margem por fornecedor, por linha ou por faixa) e o sistema aplica. Quando chega a tabela nova, a loja sobe o arquivo, revisa o que mudou e publica. Todos os preços de venda derivados daquela tabela mudam de uma vez, com data de vigência, e a tabela anterior fica guardada como histórico. O orçamento feito ontem continua com o preço de ontem; o de hoje sai com o preço de hoje.

Um catálogo, todos os usos

O segundo ganho de um cadastro bem-feito só aparece quando ele é único. O mesmo produto, com a mesma grade e o mesmo preço, precisa alimentar tudo o que a loja faz com ele: o orçamento, a venda no PDV, o pedido, a nota fiscal, a baixa no estoque, a carga da entrega e a exportação dos dados. Se cada etapa tem o próprio cadastro, cada mudança é repetida em cada lugar, e o desalinhamento volta.

A tabela abaixo mostra onde cada campo é usado. Um campo errado na origem aparece em todas as colunas.

Assim, o orçamento sai com o preço atual, a nota com a descrição e o NCM certos, o estoque baixa a variação exata e a carga leva o volume que cabe no veículo. Como o controle de estoque por variação e a nota fiscal da loja de móveis dependem dos mesmos campos, o cadastro é o lugar de acertar antes que o erro se espalhe.

Importação com IA: do PDF do fornecedor ao produto cadastrado

A parte mais lenta de montar e manter o catálogo é a entrada: o fornecedor manda a tabela em PDF, em planilha organizada do jeito dele, às vezes em foto de tabela impressa, e alguém na loja transforma isso em cadastro, produto por produto. Cada digitação é uma chance de erro.

Em vez de digitar, a loja sobe o arquivo como ele veio. A IA lê o conteúdo, identifica os produtos, separa as variações de tecido, cor, medida e acabamento, sugere categorias e aplica a regra de preço da loja por faixa. O resultado passa pela revisão da loja antes de ir ao ar. Veja como isso funciona no artigo sobre como importar a tabela do fornecedor com IA.

Como fica na Tuvo

Na Tuvo, o catálogo é um cadastro único com grade de tecido, cor, medida e acabamento, campos personalizados e fotos por variação. As tabelas de preço do fornecedor entram por faixa de tecido, por importação com IA de planilha, PDF ou foto, e ficam mantidas atualizadas a cada tabela nova, com histórico. Esse mesmo cadastro alimenta o orçamento, o PDV, o pedido, a NF-e e a NFC-e, o estoque multi-loja, a carga da entrega e a exportação completa dos dados, que é sua a qualquer momento.

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